Manage je Mailbox!

Heb jij ook last van een overvolle mailbox? Het gevoel dat je aan het dweilen bent met de kraan open? Dat je het overzicht regelmatig kwijt bent? Niet getreurd, je bent namelijk niet de enige. In dit artikel laat ik je zien hoe je ervoor kan zorgen dat je elke dag een lege inbox hebt (en houdt). Geen vaag verhaal, maar hele concrete tips die je direct kan toepassen.

Zelf heb ik ook genoeg momenten gehad dat ik gestrest raakte van mijn zakelijke mail. Honderden ongelezen mails en geen idee waar ik moest beginnen. Mijn hele werkdag werd bepaald door mijn inbox en ik had daardoor helemaal geen tijd voor belangrijke (of leuke) dingen.

Dat moest veranderen! Ik ben me daarom gaan verdiepen in manieren om efficiënter te werken en minder tijd kwijt te zijn aan het afhandelen van mijn mails. Inmiddels maak ik al een tijdje gebruik van onderstaande methode. Ik laat je graag zien hoe deze methode werkt en zal je laten zien dat jij het ook heel eenvoudig kan overnemen. Het doel van deze methode is om minder stress te ervaren van je mailbox, door elke dag je mailbox leeg te maken. Als je inbox aan het einde van de dag leeg is, dan zal je merken dat je veel meer rust in je hoofd hebt en dus minder stress.

Ik werk zelf met Outlook. In dit artikel zal je dus verwijzingen vinden naar de instellingen van Outlook. Gebruik je een ander mailprogramma? Geen probleem, want onderstaande methode werkt voor elk willekeurig mailprogramma. Het enige is dat de instellingen net even anders zullen zijn, maar daar kom je wel uit (en anders heb je altijd nog Google als hulplijn). Nu snel naar de uitleg en een aantal hele praktische tips:

Starten vanuit je agenda

Als je Outlook opstart, dan kom je automatisch in je inbox. Handig, je kan meteen zien wie je allemaal gemaild heeft. Je begint bovenaan te lezen en kan misschien meteen wat mailtjes afhandelen. Nee, dat is dus niet handig! Je laat je op deze manier leiden door je inbox.

Met een simpele aanpassing kan je Outlook automatisch laten opstarten vanuit je Agenda. Zodra je ’s ochtends opstart, heb je direct zicht op hoe je agenda er voor die dag en de rest van de week uitziet. Daarna kan je switchen naar je Takenlijst (kom ik zo uitgebreid op terug), zodat je weet wat je prioriteiten zijn. Pas als allerlaatste ga je naar je inbox om te kijken wat voor nieuwe mail je hebt.

Outlook laten opstarten vanuit je Agenda? Ga naar:

• Bestand
• Opties
• Geavanceerd
• Zoek naar het kopje ‘Outlook opstarten en afsluiten’
• Kies de optie Agenda (of Calendar)

Alle meldingen uitzetten

Outlook geeft automatisch meldingen als er nieuwe mails binnenkomen. Heel handig, maar het zorgt er ook voor dat je makkelijk afgeleid wordt. Je gaat toch gauw even kijken of het misschien een belangrijke mail is. Schakel daarom deze automatische meldingen uit en kies zelf een paar momenten per dag dat je naar je nieuwe berichten gaat kijken. Laat je niet afleiden en schakel deze automatische meldingen uit. Ga naar:

• Bestand
• Opties
• Email
• Zoek naar het kopje ‘Ontvangst van bericht’
• Vink onder ‘Wanneer nieuwe berichten binnenkomen’ alles uit

De 2 minuten regel

Mooi, je weet nu hoe je agenda er voor deze week uitziet, tijd om naar je inbox te gaan. Voor het doornemen van je e-mails hanteer je vanaf nu één simpele regel: de 2-minuten-regel.

De 2-minuten-regel houdt in dat je een nieuwe mail opent en bepaalt of je deze in 2 minuten kan afhandelen of dat het langer gaat duren. Kan je het binnen 2 minuten afhandelen, dan doe je het direct. Dit kunnen mailtjes zijn waarvan je het antwoord uit je hoofd weet en dus even snel op kan antwoorden of een mail die eigenlijk voor een collega bedoeld is en je alleen naar die betreffende persoon hoeft door te sturen.

Denk je dat je meer dan 2 minuten nodig hebt om de mail af te handelen, dan maak je hier in Outlook een taak voor aan. Die taak ga je vervolgens plannen wanneer het jou uitkomt of wanneer deze af moet zijn (vanwege de deadline). Zodra je de taak hebt aangemaakt, verwijder je de mail direct uit je inbox door deze naar je archief te verplaatsen. In het hoofdstuk ‘Snelle stap aanmaken’ leer ik je hoe je al deze handelingen in één keer automatisch kan laten uitvoeren door Outlook.

Met bovenstaande regel neem je direct een besluit over wat je met de betreffende mail gaat doen: direct afhandelen of plannen. Dit is een effectieve methode die ervoor zorgt dat je een mail maar één keer in je handen hebt en geen stagnatie krijgt in je inbox.

Werken met Taken

Als je dus een mail hebt waarvan je weet dat je er langer dan 2 minuten over doet om het af te handelen, dan ga je daar een taak voor aanmaken. Een nieuwe taak aanmaken is heel eenvoudig. Switch naar het scherm ‘Taken’ net zoals je wisselt tussen je E-mail en je Agenda:

Als je een taak aanmaakt, neem dan even de tijd om een aantal zaken goed in te vullen. Dit scheelt je later weer een hoop tijd en energie als je wilt zoeken in je takenlijst. Welke velden vul je minimaal in bij het aanmaken van een nieuwe taak:

Onderwerp
Om straks optimaal gebruik te maken van je takenlijst, is het handig om een vaste structuur aan te houden qua onderwerp van je taak. Ik neem altijd drie dingen op in het onderwerp, namelijk:

1. gewenst resultaat
2. eerstvolgende actie
3. kenmerken.

Voorbeeld: De heer Jansen werkt bij klant A en wilt graag dat ik een financieel overzicht voor hem opstel over 2019. Daarbij heb ik wel informatie nodig van mijn collega Piet. Het onderwerp van mijn nieuwe taak wordt dan:
opleveren overzicht 2019 / cijfers opvragen bij Piet / klant A de heer Jansen.

Punt 3 (kenmerken) zijn steekwoorden die specifiek van toepassing zijn op deze taak en die je later kunnen helpen bij het terugvinden van taken. Als je in je takenlijst gaat zoeken op ‘klant A’, dan krijg je alle taken te zien die je hebt aangemaakt voor klant A.

Prioriteit
Spreekt denk ik voor zich. Mails die belangrijk zijn, zet je om in een taak met prioriteit hoog. Taken die wel even kunnen wachten, geef je prioriteit laag. Als je taak geen bijzondere prioriteit heeft, dan kan je deze gewoon op de standaardinstelling (normaal) laten staan.

Einddatum
Naast het onderwerp is de einddatum een belangrijk veld. In je takenlijst worden taken waarvan je de einddatum niet haalt, namelijk rood weergegeven. Bovendien kan je je takenlijst sorteren op einddatum, zodat je eenvoudig kan zien welke taken je vandaag of deze week moet afronden. De begindatum laat ik overigens altijd leeg.

Overige velden
Ik behandel ze hier niet apart, maar er zijn nog een hoop andere velden die je kan gebruiken. Zo is er ruimte voor aanvullende notities en kan je de status van de taak aangeven (niet gestart, wordt uitgevoerd, voltooid). Bepaal voor jezelf welke velden handig zijn om te gebruiken en welke velden je leeg kan laten.

Archiefmappen

Ik denk dat ik vroeger in het Guinness Book of World Records had kunnen staan met mijn archiefmappen. Hoofdmappen, submappen, submappen van submappen, tijdelijke mappen, persoonlijke mappen. Je kan het zo gek niet bedenken of ik had het in mijn assortiment. Voor elk onderwerp creëerde ik een nieuwe map.

In sommige gevallen handig, want ik had alle relevante e-mails van een bepaald onderwerp bij elkaar. Soms zorgde het ook voor problemen, want dan had ik een mail die in meerdere mappen gearchiveerd kon worden. Welke map kies je dan?

Tegenwoordig heeft Outlook een zeer geavanceerde zoekfunctie. Ik ben van mening dat het opsplitsen van je archief in veel verschillende mappen overbodig is geworden. Wat mij betreft is één archiefmap voldoende, maar probeer in ieder geval het aantal te beperken. Met de zoekfunctie kan je namelijk eenvoudig een overzicht krijgen van alle mails die betrekking hebben op een bepaald onderwerp. Waarom dan nog alles in aparte archiefmappen stoppen?

Snelle stap aanmaken

Eerder gaf ik aan dat het handig is van sommige mails (waar je langer dan 2 minuten voor nodig hebt om ze af te handelen) een taak aan te maken. Na het aanmaken van de taak verplaats je de mail naar je mail-archief, want op die manier hou je je inbox schoon. Wat nog veel handiger is: je kan deze stappen automatisch door Outlook laten uitvoeren. Dit doe je door een ‘snelle stap’ aan te maken. Een snelle stap is de mogelijkheid om met één toetsencombinatie meerdere acties tegelijkertijd uit te laten voeren.

Voorbeeld: Er komt een nieuwe mail in je inbox, waar je een taak voor wilt aanmaken. Je wilt de mail naar je archiefmap verplaatsen en tegelijkertijd een taak aanmaken. De combinatie van deze twee acties heb je vastgelegd in een snelle stap die je kan oproepen met sneltoets: Ctrl+Shift+1. Zodra de mail binnenkomt, hoef je dus alleen maar Ctrl+Shift+1 te gebruiken en beide stappen (verplaatsen mail en aanmaken taak) worden automatisch uitgevoerd. Handig toch!

Zo maak je deze snelle stap aan:

• Klik in het lint op ‘Nieuwe aanmaken’ (zie onderstaand screenshot)
• Kies een actie door op het pijltje te klikken
• Kies in dit geval voor ‘Naar map kopieren’
• Selecteer daarna je archiefmap (in dit geval is dat mijn map ‘Archief’)
• Kies ‘Actie toevoegen’
• Selecteer ‘Een taak met tekst van bericht maken’
• Kies ‘Actie toevoegen’
• Selecteer ‘Bericht verwijderen’
• Kies een sneltoets naar keuze (in dit voorbeeld: Ctrl+Shift+1)
• Klik op ‘voltooien’

Je hebt veel verschillende mogelijkheden bij het aanmaken van een snelle stap. Je kan ook meerdere snelle stappen maken voor verschillende combinaties van handelingen. Het voorbeeld dat ik hiervoor gaf, werkt voor mij erg goed. Maar kijk vooral naar wat je zelf praktisch vindt.

Onderhoud

Je hebt nu alle belangrijke taken in je takenlijst verzameld. Helaas lossen deze taken zich niet vanzelf op. Ik plan daarom elke dag een aantal uur om mijn takenlijst weg te werken. Dit blokkeer ik in mijn agenda net als een vergadering. Tijdens zo’n blok begin ik gewoon met de taak die de hoogste prioriteit (of eerste einddatum) heeft en werk zo de takenlijst af.

Daarnaast plan ik elke week een half uurtje voor onderhoud van mijn takenlijst. Tijdens dit onderhoud kijk ik naar:

• zijn er taken die afgehandeld zijn en dus afgevinkt kunnen worden?
• zijn er taken die bijgewerkt moeten worden?
• wat zijn voor komende week de belangrijkste taken?

Ik raad je aan om dit onderhoud niet op vrijdagmiddag 16:30 uur te plannen. Helaas loop je soms tegen taken aan die je vergeten bent en die toch echt voor het weekend af moeten. Vervelend als je daar pas laat achterkomt. Plan je onderhoud in de ochtend, dan heb je nog tijd genoeg om iets op te pakken voor het weekend.

Schone lei

Toen ik bovenstaand stappenplan jaren geleden voor het eerst las, was mijn eerste reactie: Leuk hoor, maar wat doe ik met die 238 ongelezen mails die ik nu nog in mijn inbox heb zitten? Ik wilde graag aan de slag met deze nieuwe methode maar de berg met e-mails die ik nog had staan, waren natuurlijk niet opeens verdwenen. Hoe los ik dat op?

Maak een tijdelijke archiefmap aan met bijvoorbeeld de omschrijving ‘Nog te verwerken e-mails’. Verplaats alle e-mails die je nu nog in je inbox heb zitten naar deze map. Plan voor de komende dagen (of afhankelijk van het aantal misschien wel weken) elke dag een half uurtje om een deel van deze mails af te handelen. Met afhandelen bedoel ik dat je daar ook gebruik maakt van de 2 minuten regel en gaat bepalen of je deze mails direct kan afhandelen of dat je ze gaat omzetten in een taak.

Hombrero tip

Meer weten over efficiënt werken? Dan raad ik je aan om de boeken Getting Things Done (ook verkrijgbaar in het Nederlands) van David Allen en Elke dag je hoofd en inbox leeg van Taco Oosterkamp te lezen. Daar wordt een stuk dieper ingegaan op methodes om efficiënt en stressvrij te kunnen werken.

Succes met het managen van jouw eigen mailbox. Misschien heb je nog aanvullende vragen of heb je een handige tip die je met anderen wilt delen. Laat het dan weten in een reactie onder dit bericht. Altijd leuk om wat van je te horen.